La nostra piattaforma Fax-Server offre un gran numero di funzionalità per la semplificazione dei processi di gestione dei messaggi fax sia in ricezione che in trasmissione. Con il Fax-Server Nastalia, il traffico dei messaggi in ingresso ed in uscita potranno essere gestiti con pochi semplici click del mouse tramite un normale client di posta elettronica o tramite il browser.

Messaggi Fax in Arrivo (Fax-To-Emal)

La ricezione dei messaggi fax è da sempre un processo difficilmente integrabile nei meccanismi informatizzati di dell'Azienda moderna. Il massiccio uso di email e del Web difficilmente riesce a coniugarsi cn questo mezzo che, pur tecnologicamente "antico", rimane comunque molto utilizzato anche in virtù del buon grado di ufficialità che ancora gli viene attribuito.

Il nostro Fax-Server integra una serie di funzionalità che in automatico gestiscono la ricezione e l'archiviazione dei messaggi ricevuti, riuscendo ad offrire funzionalità impensabili nell'era in cui i messaggi fax si ricevevano direttamente su carta. Infatti, quando un messaggio viene ricevuto ed archiviato, esso può essere gestito in forma digitale in molti modi; può esseere inviato via email nella mailbox di un qualsiasi utente, visionato tramite il web browser, condiviso tra più utenti della rete e molto altro ancora.

Semplicità di ricezione

I messaggi che vengono inviati alla vostra Azienda, saranno ricevuti dal nostro Fax-Server che  comportendosi in modo trasparente per chi invia. Non appena il messaggio viene acquisito, viene immediatamente archiviato nello storage di sistema e reso dispnibile per uno o più gruppi di utenti della rete. In alternativa il messaggio ricevuto può essere inviato via email, come allegato, ad un utente o ad uno o più gruppi di utenti. per l'immediata visione, la stampa o eventualmente per essere inviato nuovamente ad un altro destinatario.

Gestione Automatica della Ricezione dei Messaggi

La ricezione dei messaggi avviene in modo completamente automatica e senza nessun intervento da parte di un operatore. Il Fax-Server è in grado di ricevere anche quella classe di informazioni che tipicamente vengono aggiunte dalla rete telefonica (come ad esempio il numero telefonico del mittente) , queste informazioni sono molto utili per la successiva archiviazione e la classificazione dei messaggi.

Il Fax-Server è in grado di gestire numerose linee telefoniche, ciò permette la ricezione di grandi quantitò di messaggi. In alternativa, qualora l'infrastruttura telefonica interna del Cliente lo consenta, sarà possibile associare un numero di telefono virtuale interno all'Azienda, ad ogli singolo indirizzo email di gni singolo utente, il ché si traduce in un enorme vantaggio, in ternmini di efficienza e di privacy, in quanto ad ogni singola mailbox email, corrisponde un numero telefonico istruendo il Fax-Server ad inviare il messaggio ricevuto, ed indirizzato ad un numero telefonico specifico, solo ed esclusivamente alla mailbox associata a quel determinato numero telefonico.

Archiviazione e Classificazione dei Messaggi Ricevuti

Come già citato, ogni singolo messaggio in arrivo viene registrato ed archiviato in un'area specifica dello storage di sistema, questa caratteristica, consente in modo agevole l'accesso al documento in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione PC autorizzata dell'Azienda, integrando così il "Document Sharing" anche per quei documenti acquisiti tramite fax.

Monitor dei Messaggi

Il Fax-Server mantiene costantemente aggiornato lo stato di tutti i messaggi in ingresso potendo così determinare in tempo reale lo stato di occupazione delle linee telefoniche e delle risorse globali del sistema. Sarà possibile disporre inoltre di dati statistici sulla intera attività delle ricezioni in terminin di quantità di messaggi, lunghezza, frequenza delle ricezioni, ecc. Tramite opportuni report sarà possibile tenere opportunamente sotto osservazione l'effettiva efficienza dell'ambiente fax, fornendo così preziosi dati per determinare l'effettiva efficienza del servizio e del risparmio globale dell'Azienda in questo settore.

Qualità della ricezione dei Messaggi

La ricezione dei messaggi fax avviene ora in forma totalmente digitale e nessun organo meccanico viene più utilizzato, questo garantisce una perfetta ricezione del documento senza i rischi collegati alle vecchie macchine fax, dove la mancanza di carta nella macchina o la mancanza di toner o di inchiostro potevano pregiudicare la buona qualità del documento. Niente più carta che si incastra nella macchina, e niente più documenti ricevuti che si ammonticchiano nel cassettino o che, all'arivo al mattino in ufficio, si trovano sparsi sul pavimento.

Con il nostro Fax-Server i documenti ricevuti a mezzo fax saranno sempre perfetti e privi di ogni difetto introdotto dalla macchina ricevente. Saranno sempre disponibili e non più a riscio di smarrimento, si potrà sempre accedere all'originale custodito nel server per ottenerne una copia fresca di stampa in qualsiasi momento.

Messaggi fax in Trasmissione (Email-To-Fax)

Per quanto concerne l'invio di documenti verso destinatari fax, il nostro Fax-Server mette a disposizione moltissime funzionalità che semplificano di molto l'operatività rendendo più semplice, intuitivo, razionale ed efficace l'utilizzo di questo mezzo di comunicazione, con immediati risultati tangibili anche e soprattutto in termini di risparmi economici.

Semplicità di invio

I documenti che devono essere inviati ad uno o più destinatari fax possono essere preparati comodamente seduti alla propria scrivania utilizzando l'editor di documenti preferito, cnvertito in formato PDF ed inviato al Fax-Server che provvederà a gestire l'intero processo di invio al destinatario fax finale. Non sarà più necessario consumare carta, costosi toner o inchiostri per le stampanti: i messaggi vengono creati, archiviati ed inviati completamente in forma digitale.

Con questa premessa sarà possibilie inviare documenti a destinatari fax da qualsiasi postazione PC dell'Azienda centralizzando la trasmissione fisica dei documenti. Anche coloro che lavorano al di fuori dell'Azienda potranno sufruire di questo servizio se dispongono della VPN per l'accesso alla rete aziendale dall'esterno.

Gestione Automatica dell'Invio dei Messaggi

La gestione centralizzata delle trasmissioni di tutti i documenti fax offre innumerevoli vantaggi. Innanzitutto possono essere ottimizzati i costi telefonici in temini di traffico telefonico e di impiego di un numero di linee telefonice più efficiente. In secondo luogo, la trasmissione dei documenti avviene in modo completamente automatizzato ed in modalità asincrona rispetto al PC che ha richiesto l'invio del documento; infatti, non appena il documento è stato acquisito dal server il PC può essere sento e non è più necessario alcun intervento o controllo da parte del mittente, il server provvede in modo del tutto autonomo ad inviare il messaggio, gestendo le eventuali cadute della linea e le eventuali ritrasmissioni in caso che il fax del destinatario risulti occupato o temporaneamente fuori servizio.

Nel caso di invio di un documento più destinatari, questo può essere effettuato semplicemente aggiungendo tutti gli indirizzi che si desidera nell'elenco destinatari durante la composizione del messaggio,, il Fax-Server acquisirà tutti gli indirizzi e provvederà ad inviare una copia del documento ad ogni singolo destinatario utilizzando in modo efficiente tutte le linee telefoniche a sua disposizione. Questa caratteristica consente inoltre di poter inviare in modo trasparente, tramite il proprio client di posta elettronica, lo stesso messaggio a più destinatari, indipendentemente dal mezzo effettivamente utilizzato.

Archiviazione

Tutti i messaggi in transito sono catalogati e possono essere archiviati, questa peculiare funzionalità permette di mantenere un archivio costantemente aggiornato dei messaggi che sono stati effettivamente consegnati e delle relative ricevute di invio tramite le quali è possibile determinare la data e l'ora della l'effettiva consegna del messaggio alla macchina fax del destinatario del messaggio.

Monitor dei Messaggi

Il Fax-Server mantiene costantemente aggiornato lo stato di tutti i messaggi in uscita potendo così determinare in tempo reale lo stato delle trasmissioni in corso o in coda per la trasmissione. Inoltre il monitor può fornire, attraverso opportuni report, informazioni statistiche e dettagli sull'utilizzo effetivo del servizio, in termini di volumi di traffico e di tempi di occupazione delle risorse telefoniche. Queste informazioni sono un prezioso feedback per determinare la effettiva efficienza del servizio e del risparmio globale dell'Azienda in questo settore.

Qualità dell'Invio

L'invio avviene ora in forma digitale e nessun organo meccanico o lettore scanner viene utilizzato, questo garantisce un perfetto invio del documento senza quelle fastidiose righe nere dovute al lettore dello scanner della macchina fax che, dopo alcune ore di lavoro si sporca o diventa inefficiente. Oppure in quei casi dove il trattore della carta della macchina fax che slitta, può produrre un documento "stretched" dove le parole o le immagini appaiono allungate e spesso illegibili.